یکی از مزایای زندگی کردن در دهکده جهانی کوتاه شدن فاصله ها و سرعـت پیدا کردن اجرای امور می باشد. امروزه مردم در دهکده جهانی زمان را بسیار با ارزش دانسته و تمامی سعی خود را در جهت صرفه جویی در زمان می کنند. بالطبع امروزه بنگاههای اقتصادی موفق هستند که در این مهم تلاش کنند .
در دنیای کنونی صنعت هتل داری زنجیره های هتلداری برای دستیابی به این امر با راه اندازی سیستمهای غیر حضوری از جمله سیستم رزرواسیون مرکزی(CRS) قدم شایانی برداشته اند. ایجاد وب سایتهای پویا، ایجاد تورهای مجازی (Virtual Tour)، نمایش فیلم ها و عکسهای هتل و نحوه ارائه خدمات و … از جمله مواردی است که این زنجیرهها برای جذب میهمانان و تلاش برای راحتی آنها ایجاد نموده اند.
صنعت هتلداری صنعتی خدماتی است و میزان موفقیت آن از سطح رضایتمندی(Satisfaction) میهمانان سنجیده میشود. میهمان ۲ انتظار اصلی از هتل دارد، اول احترام (Respect) و دوم آرامش(Calmness). احترام گذاشتن به میهمان و درخواستها و نیازهای میهمان از مهمترین وظایف یک هتل می باشد و برای برآورده نمودن این نیازها می بایستی تمامی همت خود را بکار بندد.
هنگامی که یک هتل در اولین گام تماس با میهمان یعنی رزرواسیون تمام تلاش خود را برای راحتی میهمان بکار میبنند و به بهترین نحو ممکن اتاق را برای میهمان بدون مراجعه حضوری و بدون اتلاف وقت ذخیره می نماید، از همان اولین تماس با میهمان به وی و نیازهای وی احترام گذاشته و این اطمینان را به میهمان می دهد که هتل آماده خدمتگزاری به وی است.
این سیستم علاوه بر اینکه بصورت آنلاین و کامپیوتری انجام میگردد بصورت سنتی نیز انجام میگردد که دفتر رزرواسیون مرکزی این امور را انجام می دهد.
برای ایجاد این سیستم می بایستی پس از مشخص شدن نحوه اجرای کار نیازمند یکسان سازی رزرواسیون هتل ها ایجاد دفتر مرکزی رزرواسیون هتل ها، تهیه سیستم نرم افزاری و سخت افزاری کامپیوتری، برند سازی و تبلیغات و … می باشد
تعریف سیستم رزرواسیون مرکزی:
سیستم رزرواسیون مرکزی یا (Central Reservation System -CRS) یک سیستم کامپیوتری است که وظیفه ذخیره اتاق و سایر امکانات مرتبط را در هتلها، اقامتگاهها متل ها و … دارد. این سیستم دارای شباهت هایی به سیستم (GDS- Global Distribution System ) ناوگان حمل و نقل هوایی میباشد ولی هیچگونه ارتباطی به آن ندارد. سیستمهای CRS میتواند ضمن اینکه در اختیار یک زنجیره هتلداری باشد علاوه بر آن یک مجموعه بزرگ هتل ها را در سطوح کشوری ، منطقه ای و حتی جهانی را پوشش دهد و بعنوان یک برند تامین کننده خدمات اقامتی مجازی خود را در بازار گردشگری بین المللی معرفی نماید.
این سیستم کامپیوتری می بایستی در شاخه های ذیل دارای این مشخصات باشد:
اطلاعات موجود در سیستم CRS
- نرخ اتاق
- سهمیه اتاق
- انواع اتاق
- در دسترس بودن اتاق
- اطلاعات کلی هتل (آدرس، شماره تلفن، شماره فکس)
- اطلاعات رزرو
- شهرهای که در نزدیکی فرودگاههای یاتا قرار دارد
- رستوران ها، کافه ها، جاذبه های گردشگری و تفریحی و … در خود یا نزدیکی هتل
- اتاق هتل و امکانات
- شرایط فسخ رزرو، پیش پرداخت، و حداقل اطلاعات اقامت
اطلاعات مربوط به رزرواسیون
- فردی، گروهی، اشتراکی و نرخهای چند گانه
- اضافه کردن، تغییر و لغو رزرو
- استانداردهای هتل، پکیجهای پیشنهادی، قرارداد و امتیازات میهمانان گروهی
- انواع ارزهای مورد قبول و نرخ ارز
- دریافت تائیدیه رزرو از (CRO (Central Reservation Office
- جستجوی جغرافیایی یا منطق های هتل
- جزئیات هتل از جمله تصاویر، فیلمها، نقشههای محل هتل، انواع اتاق و قیمت ها، جاذبه های اطراف و اطلاعات نقاط جذاب
- فهرست انواع اتاق و کدهای نرخ
- فهرست استراتژیها و محدودیت های هتل
- لیست خدمات و امکانات هتل همراه با لیست قیمت ها
- قابلیت استفاده از لیست انتظار
- سیستم پرس و جو برای دریافت اطلاعات رزرو
- ایجادسیستم Help و کمک برای استفاده کاربران
اطلاعات میهمانان
- میهمان های فردی، گروه ها، شرکت ها، منبع، آژانس مسافرتی، و فروش کلی اتاق (چارتر).
- آدرس و تلفن چند قابلیتی شماره برای هر پروفایل
- عضویت در باشگاه به همراه کد عضویت
- مقایسه و ادغام اطلاعات
- امکان نشانه گذاری برای پرداخت حق العملهای ویژه برای گروه ها، آژانسها، مشتریان و یا منابع رزرو
- لینک ارتباط و تماس
- امکان ارائه نامحدود کارت اعتباری
- تاریخچه و سوابق میهمان در گذشته و آینده و بسته های پیشنهادی
- ضمانت حفظ مشخصات
- ضمانت حفظ حریم خصوصی میهمان
- فرایند شبانه برای شناسایی پروفایلهای تکراری و ادغام آنها را به طور خودکار
گروه ها و بلوک ها
- کنترل اتاق های گروهی
- سهمیه اتاق موجودی ،پایان مدت زمان به تاریخ یا روز
- محدودیتهای فروش اتاق خارج از سهمیه و نرخهای مربوطه
- لیست تورهای به همراه تورهای مقیم
- بلوک گروههای ویژه – گروه تک اقامت در هتلهای مختلف
- نرخهای ویژه(Special Rate) برای استفاده از هتلهای مختلف
- وضعیت کلی بلوک یا گروه به همراه صفحه نمایش فروش
- لیست اتاق های ارائه شده
کنترل نرخ ها و موجودی اتاق ها
- نمایش تنها و چند گانه هتل های موجود
- کلاسهای نامحدود اتاق و انواع اتاق
- سطح های مختلف کنترل موجودی اتاق بر اساس کلاس و نوع اتاق
- سطح استراتژیک رزرو بیش از موجودی
- امکان نرخ گذاری نامحدود
- نمایش جزییات قیمت های موجود
- امکان نمایش نرخ در چند نوع ارز مختلف
- نرخ های تایید شده در ارز های مختلف
- بسته های انعطاف پذیر محاسبه قیمت
- نرخهای مذاکره ای
- محاسبات مالیات چند منظوره
- قابلیت های فروش متقاطع زنجیرهای با برنامه
- پشتیبانی عمومی از انواع اتاق
- مدیریت اتاق، نرخ ها و محدودیت ها
- قابلیت باز کردن / بستن انواع اتاق توسط کد نرخ ، نوع هتل ، کلاس اتاق و غیره.
- رابط مرکزی به عملکرد سیستمها و قابلیت به روز رسانی اطلاعات هتل با عملکرد از طریق رابط دو طرفه (به همراه پشتیبانی)
- بهترین نرخ های موجود
- نرخ های فصلی
- امکان گارانتی نامحدود اتاق ها، پیش پرداخت، و سیاست های لغو شده توسط هتل، توسط کدهای سرعت ، و با کدهای بلوک
مدیریت
- فعالیت و داد و ستد توسط آژانس ها و CRO
- نمایش شعار شناخته شده جهانی
- تاییدیه آنلاین، دستنویس یا توسط فکس
- تعریف برند زنجیره هتلداری و برند CRS
- ارائه بروشور و نظرسنجی آنلاین میهمانان
- گزارش و پیش بینی درآمد (تهیه بودجه سالانه)
- کنترل های امنیتی
- پشتیبانی ساعتهای منطقهای(برای مثال گرینویچ، نیویورک، دبی، توکیو و . . .)
- تعریف کاربران و ایجاد محدودیت ها
- تنظیم پروفایل ها، رزروها، و نمایش اطلاعات طرح بندی صفحه
- دسته بندی منابع و گروه های مختلف تجاری
- تنظیمات متعدد برای پشتیبانی انتقادات ، مسائل و مشکلات
گزارش دهی سیستم رزرواسیون
سیستم گزارش دهی CRS تعداد بسیاری از استاندارد های گزارش دهی را ارائه می دهد.گزارش های اضافه شده می تواند با استفاده از گزارش های قبلی و یا کارشناس نرم افزاری ایجاد شود. سیستم های گزارش دهی علاوه بر اجرای اتوماتیک می بایستی بتواند بصورت روزانه دستی یا زمان معین گزارش ها را بر اساس درخواست شما ارائه دهد.گزارش ها می بایستی شامل موارد ذیل باشد:
- ورودی های مورد انتظار
- رزروهای روز
- پیش بینی شرایط آینده هتل
- کلیه فعالیت های رزرو
- فعالیت های اقامت
- رزروهای ماهانه و جمیع کلی فعالیت ها
- جزئیات هتل
- جزئیات هتل در زمینه اتاقها و اطلاعات نرخ ها
- فعالیتای آژانس ها
- آزاد سازی اتوماتیک سهمیه ها
- جابجایی سهمیه های کنسلی و لیست انتظار